REGINA FERNANDES
Colunista do VERBO ONLINE
Pode já ser até batida a frase, porém, tempo é dinheiro! E o micro e pequeno empresário, por ter de “se virar nos 30” e realizar uma série de papéis diferentes na empresa, conseguir gerenciar o tempo de maneira eficaz pode até parecer um sonho. É muito fácil se enrolar já que, dentre todos os papéis que são desempenhados, o empreendedor precisa estar atento à operação da empresa, às vendas, no marketing, em como se relaciona com seus clientes e equipe.
Porém, a boa notícia é que esse “sonho” de gerir o tempo e ser mais produtivo não é impossível. Com a ajuda das ferramentas certas, há sim a possibilidade de conseguir gerenciar muito bem o tempo que se tem disponível e – melhor que isso – ter o controle e realizar todas as tarefas que se precisa com certa tranquilidade e sem deixar nada passar. Se você quer ter uma melhor gestão de tempo e ser mais produtivo na empresa, confira aqui cinco
ferramentas que vão te ajudar!
1 – Serviços em nuvem
Um problema muito comum e que faz com que muito tempo seja desperdiçado em muitas empresas é a falta de organização com os documentos do dia-a-dia. Não ter um local apropriado para guardá-los pode gerar grandes transtornos quando eles forem necessários novamente. Então a dica de ouro é guarde seus documentos em algum sistema de armazenamento em nuvem e de preferência, crie uma organização de pastas onde você possa
facilmente encontrar o que procura.
Você pode estar se perguntando o motivo de eu estar indicando justamente um armazenamento na nuvem. Esses locais de armazenamento de arquivos são mais seguros do que o nosso computador ou rede local. O motivo é simples: diferente do computador próprio ou rede local, a possibilidade de alguma coisa ocorrer com os documentos ali armazenados (seja serem corrompidos por vírus, ou excluídos acidentalmente), é praticamente nula.
Além disso, você também poderá acessá-los de qualquer lugar ou dispositivo que tenha internet. O melhor de tudo é que esses locais de armazenamento têm versões gratuitas onde você pode guardar seus documentos. Alguns exemplos de locais de armazenamento que são muito seguros e podemos citar são:
– Google Drive;
– OneDrive;
– MEGA;
– Dropbox.
Escolhendo o seu sistema de armazenamento na nuvem, é só criar uma conta e começar usar. A dica é: aproveite e baixe os aplicativos no seu smartfone para poder tê-los à mão sempre que precisar.
2 – Todoist
O Todoist é um aplicativo de tarefas. Em formato de lista, além de possuir uma interface simples e agradável, é super fácil de mexer. Entre as funcionalidades do Todoist, além de criar sua lista de tarefas, você também pode compartilhá-las com outras pessoas, receber lembretes e ter sua produtividade analisada. O mais bacana desse aplicativo é que ele pode ser integrado com o seu Google Agenda, dessa forma, você poderá adicionar de forma simples as atividades no seu Todoist e elas já aparecerão automaticamente na sua Agenda do Google.
3 – Google Agenda
O Google Agenda se destaca pela otimização de tempo que pode proporcionar ao usuário. Podendo ser gerenciado tanto pelo aplicativo quanto pelo site, você pode organizar seus compromissos e visualizá-los por dia, semana ou mês. A possibilidade de criar diversas agendas e visualizá-las em um único calendário também ajuda na categorização das suas atividades e facilita a identificação através de cores que você pode adicionar.
Se feita a integração com o Todoist, todas as atividades que você adicionar ao Todoist, irão automaticamente para a Agenda. O bom disso, é que caso sua agenda seja compartilhada publicamente, as pessoas poderão ver em tempo real as alterações nos seus compromissos.
4 – Skype / Google Hangouts
Nem sempre uma reunião presencial é necessária. Muitas vezes, é muito melhor realizar uma reunião online devido às facilidades que a tecnologia propõe. Ao marcar de se encontrar com um cliente ou fornecedor, você além de precisar se deslocar ao local ainda corre o risco de sofrer com algum contratempo, seja acidente, congestionamento,
alagamento…
Usar uma ferramenta de vídeo chamada com uma ou mais pessoas, com certeza, é uma mão na roda, pois você participa da reunião na hora correta e assim que terminar pode voltar às suas demais atividades imediatamente. Outra coisa bacana é que, diferente do telefone, nesse tipo de conversa você pode ver o rosto dos demais participantes, como eles reagem e ainda há recursos de compartilhamento de tela e envio de mensagens.
5 – Google Keep
O Google Keep é o bloco de anotações rápidas do Google. Fácil de usar, também tem versões em aplicativo e site.
Sua interface simula post-its e é ideal para a anotação rápida de ideias e compromissos. Essa anotação pode ser tanto através de texto digitado, quanto comando de voz, dessa forma você é capaz de anotar em poucos segundos tudo o que precisa, sem esquecer de nada “no meio do caminho”.
Também é possível adicionar fotos e lembretes aos post-its. E por ser automaticamente integrado ao Google Agenda, os lembretes adicionados no Keep já são automaticamente exibidos na sua agenda do Google, tudo em tempo real.
Conclusão
O micro e pequeno empresário precisa realizar uma série de funções durante o dia-a-dia. Conseguir fazer uma boa gestão de tempo e realizar as atividades de maneira proativa, requer muita concentração e organização. A tecnologia tem ajudado muito com o desenvolvimento de uma série de ferramentas e a adoção delas no cotidiano se torna uma grande aliada na proatividade do empreendedor.
O texto lista algumas das principais ferramentas de gestão de tempo, seja ela através de facilidade de armazenamento de documentos, gestão de tarefas, reuniões e anotações rápidas. Você utiliza algumas dessas ferramentas no seu dia a dia? Compartilhe nos comentários a sua experiência!
> Regina Fernandes, contadora, pós-graduada em perícia contábil e marketing, com especialização em gestão de projetos (CEO Capital Social Contabilidade e Gestão), tem coluna publicada às quartas-feiras no VERBO ONLINE – excepcionalmente, o artigo está saindo nesta sexta-feira
> Compartilhe pela fanpage do VERBO ONLINE
